Mwongozo wa Matumizi ya Programu Salama kwa Mawasiliano na Mikutano Mitandaoni

* Mwongozo huu umetafsiriwa kutoka lugha ya Kiingereza kwenda lugha ya Kiswahili na Mtandao wa Watetezi wa Haki za Binadamu Tanzania (THRDC)

Kutokana na ongezeko kubwa la wafanyakazi wengi kufanyia kazi za ofisi majumbani kwao kipindi hiki, kutokana na janga la COVID-19, sote tunakabiliwa na maswali kadhaa kuhusu usalama wa mifumo ya mawasiliano tunayotumia katika kazi zetu. Kwa mfano: Je, njia gani au kifaa kipi ni salama zaidi kwa mawasiliano? Je, ni njia ipi salama zaidi kwa kufanya mikutano binafsi mtandaoni? Je, ni programu ipi inakidhi mahitaji ya kuendesha mafunzo au kozi mtandaoni bila kuathiri usiri na usalama wa taarifa za watumiaji wake?

Front Line Defenders imeandaa mwongozo huu mfupi kukusaidia kuchagua programu salama za mawasiliano kulingana na mahitaji yako.

Mwongozo wa Mikutano ya Video 

Angalizo:

• Ukitumia usimbuaji wa mwanzo-hadi-mwisho (e2ee), ujumbe wako utasimbwa/utafungwa kabla haujautuma kutoka kwenye kifaa chako cha mawasiliano na utafunguliwa mara baada ya kupokelewa kwenye kifaa cha unayemtumia ujumbe. Matumizi ya e2ee ni muhimu kwa ajili ya mawasiliano nyeti, kama vile kwenye mikutano ya ndani au ya kiofisi.
• Ukitumia usimbuaji wa kwenye seva, ujumbe wako utasimbwa/utafungwa kabla haujautuma kutoka kwenye kifaa chako cha mawasiliano, lakini utafunguliwa kwenye seva na kisha utasimbwa/utafungwa tena kabla ya kutumwa kwa unayemtumia. Unashauriwa kutumia usimbuaji wa kwenye seva kama tu unaamini seva yako iko salama.

Kwanini hatujapendekeza Zoom au programu zingine/mifumo mingine ya mawasiliano iliyozoeleka kwenye mchoro wetu hapo juu: Kuna programu nyingi zinazoweza kutumika kwa ajili ya mawasiliano ya makundi mitandaoni. Lakini kwenye mwongozo wetu tumependekeza programu zinazokidhi mahitaji ya watumiaji wengi na wakati huohuo zinazingatia faragha na usalama wa taarifa za watumiaji. Hata hivyo, ni dhahiri kwamba, hakuna programu au huduma yoyote ya mawasiliano inayoweza kumhakikishia mtumiaji ulinzi wa faragha yake au usalama wa mawasiliano yake kwa asilimia mia moja (100%), kwa sababu mapungufu ya kiusalama huwa hayakosekani kwenye mifumo ya mawasiliano hata kama ni kwa asilimia chache. Front Line Defenders haijapendekeza matumizi ya programu kama vile Zoom, Skype, Telegraph, WhatsApp na zinginezo kwenye mwongozo huu kwasababu, tunaamini programu hizo zina mapungufu/athari nyingi sana za kiusalama.

Ufuatiliaji wa mawasiliano ya watumiaji na tabia zao mitandaoni: Kampuni kubwa kama Facebook, Google, Apple na zinginezo hukusanya na kuchambua taarifa na tabia za watumiaji wa huduma zao mitandaoni kila siku na kisha huzitumia kujifaidisha. Bila shaka, kwa kiasi fulani kampuni hizi kubwa tayari zina taarifa za tabia za baadhi yetu mitandaoni kama sio taarifa za kila mtumiaji duniani. Hata kama unatumia usimbuaji wa kwenye seva kulinda mawasiliano yako, bado kampuni hizi zina uwezo wa kukusanya taarifa zako. Hali kadhalika kwa usimbuaji wa mwanzo-hadi-mwisho, taarifa kama vile eneo alipo mtumiaji, muda uliotumia kwenye programu husika, watu uliowalisiana nao, ni mara ngapi umewasiliana nao, na kadhalika; taarifa zote hizi hukusanywa. Kama hupendi taarifa zako zikusanywe, kuhifadhiwa na kutumwa kwingine, tunapendekeza uache kabisa kutumia huduma za kampuni hizi.

Kiwango cha usalama wa mawasiliano yako mitandaoni hakitegemeani tu na programu utakayochagua kutumia, bali hata usalama wa mahali ulipo wewe pamoja na unaowasiliana nao kwa wakati huo, kwa kuzingatia pia usalama wa vifaa vyenu vya mawasiliano.

Soma pia:

• Usalama wa kimazingira, wa kihisia na wa kidijitali kwa watetezi wa haki za binadamu wanaofanyia kazi za kiofisi majumbani kwao katika kipindi hiki cha mlipuko wa Virusi vya Corona (COVID-19)

Angalizo: Katika baadhi ya nchi, matumizi ya usimbuaji wa mawasiliano ni kinyume na sheria. Hivyo basi, kabla ya kuamua kutumia huduma au programu zenye usimbuaji, unapaswa kuelewa na kuzingatia kama sheria za nchi yako zinaruhusu matumizi ya huduma au program zenye usimbuaji zilizopendekezwa kwenye mwongozo huu.

Vigezo vya kuzingatia unapochagua programu au mifumo ya mawasiliano

Kabla hujachagua huduma au programu yoyote ya mawasiliano, ni vema ukaichunguza kwanza na kujiridhisha kama ipo salama kwa matumizi. Yafuatayo ni maswali muhimu ya kujiuliza:

• Je huduma au programu husika imekomaa vya kutosha? Je, imetumika kwa muda gani? Je, bado inaendelea kufanyiwa maboresho? Je, ina jamii kubwa ya waboreshaji? Je, ina watumiaji hai wangapi?
• Je, huduma au programu husika ina huduma ya usimbuaji wa mawasiliano? Je, usimbuaji wake ni wa mwanzo-hadi-mwisho au wa kwenye seva peke yake?
• Je, mmiliki wa huduma au programu husika anaishi nchi gani na seva zake ziko wapi? Je, hili linaweza kuathiri usalama wa mawasiliano yako au wa unaowasiliana nao?
• Je, huduma au programu husika inaruhusu kuhifadhi taarifa kwenye seva binafsi?
• Je, huduma au programu husika ina chanzo cha wazi? Je, ina msimbo (code) wa mwanzo unaoruhusu mtu yeyote kuukagua?
• Je, huduma au programu husika iliwahi kufanyiwa ukaguzi huru? Ukaguzi wa mwisho ulikuwa lini? Je, wataalam wanasema nini kuhusu usalama wa huduma au programu hiyo?
• Je, historia ya utengenezwaji na umiliki wa huduma au programu hiyo ukoje? Je, imewahi kupata changamoto zozote za kiusalama? Je, wamiliki na watengenezaji wake wamefanya nini kukabiliana na changamoto hizo?
• Je, unatumia njia gani kuwasiliana na watumiaji wengine wa huduma au programu hiyo? Je, unahitaji kutumia namba yako ya simu, anuani ya barua pepe au jina la utani kujisajili? Je, utahitajika kupakua programu husika kwenye kifaa chako? Je, baada ya kuipakua, programu hii itakuwa na uwezo wa kukusanya taarifa zipi zingine kwenye kifaa chako? Je, ni anuani zako, au taarifa za eneo ulilopo, au imeunganishwa na maikrofoni ya kifaa chako, au imeunganishwa na kamera ya kifaa chako, n.k.?
• Ni nini kinachohifadhiwa kwenye seva ya programu husika? Je, mmiliki wa huduma au programu hiyo anaweza kukusanya taarifa zipi kupitia programu husika kwenye kifaa chako?
• Je, huduma au programu husika ina huduma maalum yoyote kwa mahitaji maalum?
• Je, huduma au programu husika ni ya bei nafuu? Hii hujumuisha gharama ya kujiandikisha, gharama za vifurushi, gharama ya kujifunza kuitumia, msaada wa huduma za teknolojia ya habari, gharama za kuhifadhi taarifa kwenye seva n.k.

Taarifa za ziada kuhusu kila huduma/programu tulizopendekeza

Zingatia: programu zote za mawasiliano zilizoorodheshwa hapa chini hufanya kazi kwenye vifaa vya Windows, MacOS, Linux, Andoid na iOS tu. Kutokana na mfumo wa uendeshaji wa kifaa husika, matumizi mengine yanaweza kuzuiliwa.

Signal - https://signal.org/

• Inamilikiwa na shirika la: Signal Technology Foundation/iliyopo nchini Marekani
• Usimbuaji wake: mwanzo-hadi-mwisho
• Huduma zake: huduma ya mazungumzo ya sauti/video/jumbe za maandishi; meseji zinazopotea; jumbe fupi za sauti; utumaji wa mafaili na picha;
• Leseni yake: Bure na yenye chanzo cha wazi (GNU General Public License v3.0)
• Huhifadhiwa kwenye seva za shirika la Signal
• Gharama: bure
• Idadi ya washiriki: huwezesha maongezi ya sauti kati ya watu wawili tu/huwezesha maongezi ya video kati ya watu wawili tu/huwezesha kutuma meseji bila kikomo
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio, kwa kutumia namba ya simu
• Hupatikana kupitia: aplikesheni yake kwenye simu janja au programu yake kwenye kompyuta
• Taarifa za ziada: Ili uweze kuwasiliana na watumiaji wengine wa Signal, unahitaji kuwapa namba yako ya simu. Kwa usalama zaidi, tunashauri utumie PIN ya Signal, Usajili wa loki, uweke loki ya skrini, na uwezeshe skrini salama ili ulinde mawasiliano ya faragha. Signal huchapisha ripoti yao ya uwazi katika utendaji wao

Delta Chat - https://delta.chat/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara ya: Merlinux GmbH/iliyopo nchini Ujerumani
• Usimbuaji wake: mwanzo-hadi-mwisho
• Huduma zake: huruhusu kutuma jumbe fupi za maandishi; jumbe fupi za sauti; kutuma mafaili na picha;
• Leseni yake: Bure na yenye chanzo cha wazi (GNU General Public License v3.0)
• Uhifadhi wa taarifa: hutumia seva ya barua pepe (inahitaji IMAP)
• Gharama: bure
• Idadi ya washiriki: haina kikomo
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio, akaunti yoyote ya barua pepe yenye IMAP inaweza kutumika.
• Hupatikana kupitia: aplikesheni yake kwenye simu janja au programu yake kwenye kompyuta
• Taarifa za ziada: Ili kuweza kuwasiliana na watumiaji wengine wa Delta Chat, unahitaji kuwapa anuani yako ya barua pepe.

Wire - https://wire.com/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara ya: Wire Swiss GmbH/iliyoko nchini Uswisi
• Usimbuaji wake: mwanzo-hadi-mwisho
• Huduma zake: maongezi ya sauti/video/jumbe fupi za maandishi; meseji zinazopotea; jumbe fupi za sauti; kutuma mafaili na picha;
• Leseni yake: Bure na yenye chanzo cha wazi (mteja: GNU General Public License v3.0, seva: GNU Affero General Public License v3.0)
• Huhifadhiwa kwenye seva za kampuni yake
• Gharama: bure kwa matumizi binafsi, vinginevyo akaunti ya biashara au ya taasisi hulipiwa kila mwezi
• Idadi ya washiriki: kwa maongezi ya sauti huunganisha hadi watu 10 / kwa Video hadi watu 4 / huwezesha kuunda kundi la hadi watu 500 kwaajili ya kuchati
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio, anuani ya barua pepe au namba ya simu hutumika kwa ajili kusajili akaunti. Mtu yeyote anaweza kutengeneza group la kuchati.
• Hupatikana kupitia: aplikesheni yake kwenye simu janja au programu yake au kupitia kivinjari kwenye kompyuta.

Jitsi Meet - https://jitsi.org/jitsi-meet/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara ya: 8x8 / iliyopo nchini Marekani
• Usimbuaji: ni wa kwenye seva
• Huduma zake: huwezesha maongezi ya sauti/video/jumbe fupi za maandishi; kushea skrini, kulingana na usanidi wa programu: inawezekana kurekodi mikutano; na kurusha mikutano mubashara (kupitia YouTube);
• Leseni yake: Bure na yenye chanzo cha wazi (seva: Apache License 2.0)
• Uhifadhi: huhifadhiwa na kampuni yake kwa kusaidiana na kampuni ingine. Rejea orodha ya seva tulizopendekeza kwenye mchoro wetu hapo juu.
• Gharama: bure
• Idadi ya washiriki: idadi inategemeana na usanidi wa seva husika, mara nyingi mwisho ni watu 75
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: haihitaji akaunti. Mtu yeyote anaweza kuanza kupiga simu kwa kubonyeza kiambatanishi cha mkutano mpya.
• Hupatikana kupitia: aplikesheni yake kwenye simu janja au programu yake au kupitia kivinjari kwenye kompyuta.
• Taarifa za ziada: Kwa kuwa Jitsi Meet hutumia usimbuaji wa kwenye seva, ni muhimu kuhakikisha seva hiyo inaaminika na ni salama. Kwenye mchoro wetu hapo juu, tumeorodhesha seva ambazo zinaaminika. Unaweza kuihifadhi Jitsi Meet kwenye seva yako binafsi pia. Jitsi Meet iko mbioni kuanza kutumia usimbuaji wa mwanzo-hadi-mwisho. Kwenye baadhi ya seva unaweza kukuta zina chaguo la "Phone in", ikiashiria kwamba mawasiliano hayafanyiwi usimbuaji, hivyo si salama. Waweza pia kutumia nywila ili uongeze ulinzi wa ziada wakati unampigia mtu. Soma pia Mwongozo wetu wa jinsi ya kutumia Jitsi Meet kwa mawasiliano salama

BigBlueButton - https://bigbluebutton.org/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara ya: BigBlueButton Inc. / iliyopo nchini Marekani
• Usimbuaji: ni wa kwenye seva
• Huduma zake: huwezesha maongezi ya sauti/video/jumbe fupi za maandishi; kufanya uwasilishaji / kushea skrini/ kushea ubao / kushea notsi / kugawanya washiriki wa mkutano kwenye makundi madogo madogo/ kurekodi mkutano
• Leseni yake: Bure na yenye chanzo cha wazi (seva: GNU Lesser General Public License v3.0)
• Uhifadhi: huhifadhiwa kwenye seva za kampuni ya BigBlueButton
• Gharama: bure
• Idadi ya washiriki: inategemea na usanidi wa seva husika, mara nyingi washiriki wa mkutano hawazidi 150
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio – kwa atakayekuwa anaongoza mkutano au mafunzo atatakiwa ajisajili kwa kutumia anuani yake ya barua pepe, washiriki hawahitaji kujisajili.
• Hupatikana: kupitia kivinjari kwenye simu janja na kompyuta.
• Taarifa za ziada: Programu hii huweza kupakuliwa na kuwekwa kwenye seva. Ilitengenezwa mahsusi kwa ajili ya mafunzo ya mtandaoni na imeongezewa matumizi ya ziada kukidhi mahitaji ya kufundishia (tizama maelekezo ya jinsi washiriki na mwalimu wanavyoweza kuitumia programu hii).

Whereby - https://whereby.com/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara: Video Communication Service AS / Videonor / iliyoko nchini Norway
• Usimbuaji: ni wa mwanzo-hadi-mwisho (kwa washiriki wasiozidi 4) / pia hutumia usimbuaji wa kwenye seva (kwa washiriki zaidi ya wanne)
• Huduma zake: maongezi ya sauti / video / jumbe fupi za maandishi / kushea skrini / kurekodi mkutano
• Leseni: inamilikiwa na kampuni
• Huhifadhiwa: kwenye seva za kampuni yake
• Gharama: bure (kwa mkutano usiozidi watu 4) / malipo ya kifurushi cha mwezi (kama mkutano ni wa zaidi ya washiriki wanne)
• Idadi ya washiriki: 50 (inategemeana na kifurushi)
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio, kwa atakayekuwa anaongoza mkutano; pia atakayekuwa anaongoza mkutano ndiye atakayeweza kuandaa na kuendesha huo mkutano
• Hupatikana: kwenye aplikesheni ya kwenye simu janja au mtandaoni kwa kutumia kompyuta

Blue Jeans - https://www.bluejeans.com/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara: BlueJeans Network (Verizon) / iliyoko nchini Marekani
• Usimbuaji: ni wa kwenye seva
• Huduma zake: maongezi ya sauti / video / jumbe fupi za maandishi/ kurekodi mikutano;
• Leseni: inamilikiwa na kampuni
• Huhifadhiwa: kwenye seva za kampuni ya Blue Jeans
• Gharama: malipo ya mwezi
• Idadi ya washiriki: 100 (inategemeana na kifurushi) 
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio - kwa atakayekuwa anaongoza mkutano (atahitajika kujisajili kwa anuani yake ya barua pepe), kwa washiriki – haina haja ya kufungua akaunti
• Hupatikana: kwenye aplikesheni yake kwenye simu janja, kupitia kivinjari kwenye kompyuta, au kwa kupiga simu

GoToMeeting - https://www.gotomeeting.com/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara ya: LogMeIn Inc. / iliyoko nchini Marekani
• Usimbuaji wake: ni wa kwenye seva
• Huduma zake: maongezi ya sauti / video / jumbe fupi za maandishi (zina kikomo) / kushea skrini / kurekodi mikutano
• Leseni: inamilikiwa na kampuni
• Uhifadhi: inahifadhiwa kwenye seva za kampuni yake
• Gharama: malipo ya mwezi
• Idadi ya washiriki: 3000 (inategemeana na kifurushi)
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio – atakayeandaa mkutano/kiongozi wa mkutano (atapaswa kujisajili kwa kutumia anuani yake ya barua pepe), washiriki – hawahitaji kufungua akaunti
• Hupatikana: kwenye aplikesheni yake kwenye simu janja, kupitia kivinjari kwenye kompyuta, au kwa kupiga simu

Facetime / iMessage - https://www.apple.com/ios/facetime

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara ya: Apple / iliyoko nchini Marekani
• Usimbuaji: hutumia usimbuaji wa mwanzo-hadi-mwisho
• Huduma zake: maongezi ya sauti / video / jumbe fupi za maandishi / jumbe fupi za sauti / kutuma mafaili
• Leseni: inamilikiwa na kampuni
• Huhifadhiwa: kwenye seva za kampuni ya Apple
• Gharama: bure
• Idadi ya washiriki: 32 (inategemeana na nchi)
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio, anuani ya barua pepe pamoja na namba ya simu inahitajika kusajili akaunti. Mtumiaji yeyote anaweza kutengeneza kundi la kuchati.
• Hupatikana: kwenye aplikesheni ya kwenye simu janja pamoja na kwenye kompyuta
• Taarifa za ziada: Facetime / iMessage hufanya kazi kwenye vifaa vya kampuni ya Apple peke yake kama vile simu ya iPhone, kompyuta ya Mac Book au iPad. Pia angalizo; kampuni ya Apple ina uwezo wa kukusanya baadhi ya taarifa na mawasiliano ya watumiaji wake. Hata hivyo, kampuni ya Apple hutoa ripoti ya uwazi wa utendaji wake.

Google Meet - https://meet.google.com/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara ya: Google LLC / iliyoko nchini Marekani
• Usimbuaji: wa kwenye seva za kampuni ya Google
• Huduma zake: maongezi ya sauti / video / jumbe fupi za maandishi / kushea skrini / kupanga ratiba za mikutano / kushea video / huchuja kelele na mwangwi wakati wa maongezi
• Leseni: inamilikiwa na kampuni
• Huhifadhiwa: kwenye seva za kampuni ya Google
• Gharama: bure hadi tarehe 30 Septemba 2020/ baada ya kifurushi cha bure kuisha, utapaswa kulipia
• Idadi ya washiriki: 250 (mwisho Septemba 2020), baada ya hapo idadi itapungua hadi kuruhusu washiriki 100 tu kwa akaunti isiyolipiwa
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio, anayeongoza mkutano anatakiwa kuwa na akaunti ya Google, kwa washiriki – hawahitaji kufungua akaunti; anayeongoza mkutano ndiye atakayeweza kuanzisha mkutano.
• Hupatikana: kwenye aplikesheni ya kwenye simu janja pamoja na kupitia kivinjari kwenye kompyuta.
• Taarifa za ziada: Google ina uwezo wa kurekodi taarifa na mawasiliano ya watumiaji wake (kwasababu inatumia usimbuaji wa kwenye seva zake). Hata hivyo, kampuni ya Google hutoa ripoti ya uwazi wa utendaji wake.

Duo - https://duo.google.com/

• Inamilikiwa na kampuni ya: Google LLC / iliyoko nchini Marekani
• Usimbuaji: wa mwanzo-hadi-mwisho
• Huduma zake: mazungumzo ya sauti / video
• Leseni: inamilikiwa na kampuni mama ya Google
• Huhifadhiwa kwenye seva za kampuni ya Google
• Gharama: bure
• Idadi ya washiriki: 12 hadi ifikapo mwezi Machi 2020 – hata hivyo, Duo wana mpango wa kuongeza idadi hii kufikia washiriki 32 kwenye mkutano mmoja
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio – kwa kutumia namba ya simu
• Hupatikana: kwenye aplikesheni yake kwenye simu janja
• Taarifa za ziada: Duo hutumika kwenye simu janja tu (simu za Android na iOS). Inaweza kutumika hata kwenye maeneo ambayo intaneti ipo chini. Pia angalizo; Google ina uwezo wa kurekodi taarifa na mawasiliano ya watumiaji wake.

WhatsApp - https://www.whatsapp.com/

• Inamilikiwa na kampuni ya kibiashara ya: Facebook / iliyoko nchini Marekani
• Usimbuaji wake: ni wa mwanzo-hadi-mwisho
• Huduma zake: mazungumzo ya sauti / video/ jumbe fupi za maandishi; jumbe fupi za sauti / kutuma mafaili
• Leseni: inamilikiwa na kampuni ya Facebook
• Huhifadhiwa kwenye seva za kampuni ya Facebook
• Gharama: bure
• Idadi ya washiriki: watu 8 tu kwa kila mkutano wa sauti na video / na watu 256 tu kwa kila kundi la kuchati/ mtumiaji yeyote wa WhatsApp anaweza kuunda kundi la kuchati
• Je, inahitaji kufungua akaunti?: ndio, namba ya simu hutumika kufanya usajili wa akaunti
• Hupatikana kwenye: aplikesheni yake kwenye simu janja na kupitia programu yake kwenye kompyuta
• Taarifa za ziada: Ili kuwasiliana na watu kupitia WhatsApp, inabidi uwape namba yako unayoitumia WhatsApp. Angalizo; Kampuni ya Facebook ina uwezo wa kurekodi taarifa na mawasiliano yako kupitia WhatsApp. Kampuni ya Facebook ina mpango wa kutumia huduma yake ya ‘Messenger Rooms’ kuwezesha watumiaji wa WhatsApp kufanya mikutano mtandaoni kwa kuunganisha hadi watu 8 (na baadaye idadi itaongezeka hadi kufikia watu 50). Angalizo; ‘Messenger Rooms’ haitumii usimbuaji wa mwanzo-hadi-mwisho, hivyo kampuni ya Facebook itakuwa na uwezo wa kukusanya taarifa na mawasiliano ya watumiaji wa mikutano ya WhatsApp.

Mapendekezo ya Usalama wa huduma za Mikutano ya Video au Mafunzo mitandaoni

Mapendekezo ya mikutano ya video: Katika hiki kipindi, bila shaka utajikuta unashiriki mikutano mingi sana ya video mtandaoni tofauti na zamani. Hivyo basi, ni vigumu kwa baadhi yetu kujua jinsi ya kushiriki mikutano hii bila kuathiri usalama wetu na wa taarifa zetu:

• Tambua kuwa, kila unapounganishwa kwenye mkutano wa video, kuna uwezekano kamera yako pamoja na maikrofoni ya kifaa chako huwa vinawashwa pia, na huweza kunasa sauti yako pamoja na video yako. Zingatia kuziba kamera yako kwa kutumia stika (hakikisha hiyo stika haiachi gundi ya kunata kwenye lensi ya kamera yako) na uiondoe pale tu utapokuwa unatumia kamera ya kifaa chako wakati wa mkutano.
• Kama hupendi mazingira ya nyumbani kwako kama vile picha za familia, maandishi ukutani au ubaoni yaonekane kwenye video, hakikisha unakuwa makini kuzuia visionekane. Waweza kufanya majaribio ya kamera na maikrofoni yako kabla ya mkutano kuanza kwa mfano, kupitia meet.jit.si. Hakikisha mandhari yako ni safi.
• Pia zingatia kuwa kama kuna kelele eneo ulipo zitaweza pia kusikika wakati wa mkutano. Funga mlango na madirisha, au wataarifu unaoishi nao kuwa unafanya mkutano, hivyo wakae kimya.
• Huduma za mikutano ya video zinaweza kukusanya taarifa za eneo ulipo na shughuli zako, hivyo zingatia kutumia VPN (rejea Mwongozo wa Usalama wa kimazingira, wa kihisia na wa kidijitali kwa watetezi wa haki za binadamu wanaofanyia kazi za kiofisi majumbani kwao katika kipindi hiki cha mlipuko wa Virusi vya Corona (COVID-19).
• Hakikisha uso wako umekaa vizuri ukitazama lensi ya kamera yako kwenye skrini ya kifaa chako bila sura yako kukatwa. Usiegemee dirishani au sehemu yenye mwanga unaotokea nyuma yako, isipokuwa kama hutaki sura yako ionekane wakati wa mkutano. Kaa seheumu yenye mwanga wa jua au sehemu yenye taa kama kuna giza. Ikiwa unatumia simu janja, iegemeze sehemu nzuri (kwa mfano kwenye rundo la vitabu) ili uonekane vizuri kwenye video.
• Zima maikrofoni yako kama sio zamu yako kuongea kuzuia wengine kusikia kelele zozote kutoka kwako.
• Ikiwa intaneti yako ipo chini, zima kamera yako, funga programu zingine zote kwenye kifaa chako, zima maikrofoni yako na uwaombe wengine wafanye hivyo pia. Unaweza pia kukaa karibu na ruta yako, au kuunganisha kompyuta yako moja kwa moja kwenye ruta ya intaneti kwa kutumia waya wa ethaneti. Ikiwa unatumia Wi-Fi moja na wengine, unaweza kuwaomba wapunguze matumizi yao kwa muda hadi utakapomaliza mkutano wako.
• Ni rahisi kujikuta unafanya shughuli zingine wakati mkutano unaendelea na mkutano. Hivyo zingatia kuwa makini wakati wa mkutano.
• Ikiwa ni mara yako ya kwanza, unaweza kufanya majaribio kabla ya mkutano kuanza ili ujue matumizi ya vitufe kama vya kuzima/kuwasha kamera na maikrofoni, n.k.
• Ikiwezekana, andaa mawasiliano mbadala endapo mtapata shida kujiunga kwenye mkutano wenu. Kwa mfano, kuunda kundi la Signal lenye washiriki wote wa mkutano ili hata mkutano wa video ukishindikana, muweze kuendelea kuwasiliana kupitia kundi lenu la Signal. Pia zingatia kutumia kivinjari mbadala mtandaoni kwenye kompyuta yako au kupakua programu husika kwenye simu janja yako.

Kama ungependa kuandaa mafunzo mtandaoni, unaweza kutumia baadhi ya programu salama zilizokwishaainishwa hapo awali kwa ajili ya mawasiliano ya makundi. Baadhi ya vitu vya kuzingatia wakati wa kuendesha mafunzo mtandaoni ni pamoja na:

• Kuhakikisha unawajua washiriki wote waliojiunga kwenye mafunzi yako. Ikiwezekana jiridhishe kwa kumwomba kila mtu ajitambulishe mwenyewe au kumwomba azungumze. Usiridhike kwa kusoma tu majina yao.
• Weka taratibu ambazo washiriki watapaswa kuziheshimu, kama kuwaomba ambao hawazungumzi wazime kamera pamoja na maikrofoni zao, ili anayeongea kwa wakati huo aweze kusikika. Mtambulishe atakayeongoza mafunzo, atakayeandika kumbukumbu za mafunzo na jinsi gani atazisambaza baada ya mafunzo, pia waeleze washiriki kama wanaruhusiwa kupiga picha au kurekodi mafunzo, n.k.
• Hakikisha unakubaliana na washiriki kuhusu ajenda na ratiba ya mafunzo. Ikiwa mafunzo yako ni ya zaidi ya saa moja, ni vema kugawanya mafunzo yako katika madarasa tofauti ya saa moja-moja, ili washiriki waweze kupata muda wa mapumziko mafupi katikati. Pia zingatia kwamba sio washiriki wote watarudi baada ya mapumziko mafupi. Kwa hiyo kuwa na njia mbadala za kuwatafuta na kuwakumbusha warudi kwenye mafunzo, mfano kupitia Signal/Wire/DeltaChat.
• Ni rahisi zaidi kutoa mafunzo mtandaoni kwa kutumia kivinjari bila haja ya kujiandikisha au kupakua programu husika kwenye kifaa chako. Kivinjari pia inampa mwendeshaji wa mafunzo uwezo wa kuzima maikrofoni na kamera zote za washiriki kuzuia kelele.
• Kabla ya kuandaa mafunzo, fuatilia kama kuna washiriki wenye mahitaji maalum, kama vile viziwi au wenye ugumu wa kusikia, au wenye uoni hafifu au kama ni vipofu, au ulemavu wowote ambao unaweza kuathiri ushiriki wao kwenye mafunzo kwa namna moja ama ingine. Kwa kuzingatia haya yote, hakikisha programu ya mafunzo uliyochagua itarahisisha matumizi kwa kila mshiriki, na kisha fanya majaribio ya pamoja na washiriki wenye mahitaji maalum kabla ya mafunzo kuanza. Pia unaweza kurahisisha mawasiliano kwa kuwasha kamera yako ili washiriki wasiosikia vizuri waweze kusoma matamshi ya mdomo wako.
• Wahimize washiriki wote kuongea polepole na kuepuka maneno magumu, kwa sababu kuna uwezekano lugha itakayokuwa inatumika kwenye mkutano sio lugha inayoeleweka na kila mtu. Kutakuwa na ukimya wa washiriki nyakati fulani wakati unafundisha, ila ni kawaida. Nyakati za ukimya huwasaidia washiriki kutafakari na pia kuwasaidia wasiosikia vizuri, wakalimani pamoja na teknolojia ya kuwasaidia watu wenye mahitaji maalum, kuweza kunasa maneno kwa usahihi.