Фильтры процедуры допуска
Физические барьеры должны дополняться “фильтром” процедуры допуска. Эти процедуры определяют когда, как и кто имеет право входа в любую часть офиса. Допуск к уязвимым местам, где хранятся ключи, информация и деньги, должен быть ограничен.
Самый простой способ входа в офис, в котором работают правозащитники – постучаться в дверь и войти. Многие люди делают это каждый день. Чтобы уравновесить открытый характер офиса правозащитников с необходимостью контроля посетителей и целью их прихода, вам необходима соответствующая процедура пропуска.
Как правило, у людей есть конкретные причины, для того чтобы постучать в вашу дверь либо войти внутрь офиса. Часто люди хотят задать вопрос или что-нибудь сообщить, не спрашивая на это разрешения. Давайте проанализируем эту проблему поэтапно:
Кто-то звонит и спрашивает разрешения войти по какому-то конкретному вопросу
В этом случае вам следует выполнить три простых шага:
1 * Спросите, почему этот человек хочет войти. Если она/он хочет встретиться с одним из сотрудников офиса, спросите об этом у сотрудника. этот сотрудник отсутствует, попросите посетителя прийти в другое время или подождать где-нибудь за пределами запретной зоны. Важно пользоваться дверными глазками, видеокамерами или переговорными телефонами на входе в офис, чтобы не приближаться к двери и не открывать её, особенно если вы не хотите впустить кого-либо внутрь или столкнуться с угрозой насильственного или грубого вторжения. Поэтому желательно иметь зону ожидания, которая физически отделена от внутреннего входа в офис. Если есть необходимость в организации легкодоступной для посетителей зоны, обеспечьте физические барьеры, блокирующие доступ к остальным зонам офиса, куда вход ограничен.
Кто-то может попросить войти в офис с целью проверки или ремонта водопровода или электросетей, или для выполнения другого ремонта. Она/он может также утверждать, что является представителем каких-либо средств массовой информации, официальных властей и т.д. Перед тем как их впустить, получите подтверждение их личности у компании или организации, представителем которой они назвались. Помните, ни специальная униформа, ни удостоверение личности не являются достаточной гарантией безопасной идентификации, особенно в ситуациях со средним и высоким уровнем риска.
2 * Решите, разрешить или не разрешить вход. После установления цели визита, вам предстоит решить, разрешить или не разрешить вход. Ответ на вопрос о цели визита ещё не служит достаточным основанием для того, чтобы впустить постороннего. Если вы не уверены, с какой миссией она/он прибыли, не давайте разрешение на вход.
3 * Наблюдайте за посетителями, пока они не уйдут. После входа посетителя в офис убедитесь, что кто-то из сотрудников постоянно сопровождает его до момента выхода из офиса. Для приема посетителей целесообразно иметь отдельное помещение в стороне от комнат с ограниченным доступом.
Необходимо вести регистрацию всех посетителей с указанием их фамилий, организаций, цели визита, с кем они встречались, когда прибыли и когда ушли. Это может оказаться чрезвычайно важным для анализа причин инцидента, связанного с безопасностью.
Кто-то приезжает или звонит по какому-либо вопросу
Независимо от того, что может сказать звонивший или посетитель, вы ни при каких обстоятельствах не должны сообщать им местонахождение коллеги или других людей либо давать ему информацию личного характера. В случае настойчивости спрашивающего, попросите его оставить сообщение, перезвонить или прийти позже, либо договориться о встрече заблаговременно.
Иногда люди приходят по ошибке и спрашивают, проживает ли здесь такой-то или продается ли здесь что-либо и т.д. Некоторые хотят что-то продать, нищие могут приходить с просьбами о помощи. Если вы откажетесь впустить этих людей или сообщить им какую-либо информацию, вы избежите риска для вашей безопасности.
Кто-то приезжает или звонит по какому-либо вопросу
Независимо от того, что может сказать звонивший или посетитель, вы ни при каких обстоятельствах не должны сообщать им местонахождение коллеги или других людей либо давать ему информацию личного характера. В случае настойчивости спрашивающего, попросите его оставить сообщение, перезвонить или прийти позже, либо договориться о встрече заблаговременно.
Иногда люди приходят по ошибке и спрашивают, проживает ли здесь такой-то или продается ли здесь что-либо и т.д. Некоторые хотят что-то продать, нищие могут приходить с просьбами о помощи. Если вы откажетесь впустить этих людей или сообщить им какую-либо информацию, вы избежите риска для вашей безопасности.
Кто-то хочет передать предмет или сверток
Риск, которому вы себя подвергаете при получении какого-либо предмета, пакета или свертка, состоит в том, что их содержимое может скомпрометировать вас или причинить вам ущерб, особенно, если там бомба. Неважно, какими невинными они могут казаться, не прикасайтесь к ним и не разворачивайте их до тех пор, пока вы не выполнили три следующих шага:
1 * Проверьте, ожидает ли предполагаемый получатель этот пакет. То, что получатель знает отправителя, ещё недостаточно, так как личность отправителя можно легко сфальсифицировать. Если получатель, для которого предназначен этот пакет, не ждет его, он должен проверить, действительно ли предполагаемый отправитель прислал ему этот пакет. пакет направлен просто в адрес офиса, проверьте, кто его отправил. Подождите и обсудите этот вопрос, прежде чем принять окончательное решение.
2 * Решите, принимать или не принимать пакет или письмо. вы не можете установить отправителя или на это потребуется время, то лучше всего не принимать пакет, особенно в условиях среды с высокой степенью риска. Вы всегда можете попросить передать его позже или забрать его в почтовом отделении.
3 * Проследите перемещение пакета внутри офиса. Убедитесь в том, что вы знаете, в каком месте офиса он находится до передачи получателю.
При выполнении функциональных обязанностей и на приемах
В этих условиях правила просты: не позволяйте входить лицам, которых вы и ваши коллеги не знаете лично. Пропускать следует только тех людей, которые известны вам или вашемум коллеге, которому вы доверяете, и только при условии, что этот коллега присутствует и может подтвердить личность визитёра. Если кто-то из прибывших говорит, что он знает кого-то в офисе, а этого человека нет на месте, не впускайте его.
Ведение регистрации телефонных звонков и посетителей
Целесообразно вести регистрацию телефонных звонков и номеров телефонов, а также регистрацию посетителей офиса (в некоторых организациях новых посетителей просят предъявить документ, подтверждающий их личность, и регистрируют номер документа).
Сверхурочная работа в офисе
Для сверхурочной работы персонала должна быть разработана специальная процедура. Члены организации, планирующие остаться для выполнения сверхурочной работы в вечернее и ночное время, должны до определенного часа уведомить об этом специально назначенного для этого сотрудника организации и принять особые меры предосторожности при уходе из офиса и т.д.
Все члены организации несут ответственность за принятие мер против любого человека, не соблюдающего правил пропуска. Кроме того, в журнале учета инцидентов, связанных с безопасностью, они должны вести регистрацию всех передвижений подозрительных лиц либо автомобилей. То же самое относится и к любому предмету, оставленному вне офиса, чтобы исключить риск возможной установки бомбы. Если вы подозреваете последнее, не игнорируйте подозрительный предмет, не прикасайтесь к нему и вызовите полицию.
При переезде в новый офис или если ключи утеряны или украдены, очень важно сразу же сменить все дверные замки.