Inspections régulières de la sécurité du bureau

Contrôler ou inspecter régulièrement la sécurité du bureau est fondamental car les conditions de sécurité et les procédures varieront probablement au fil du temps, comme lorsque l’équipement se détériore ou que les membres se renouvellent fréquemment. Il est également important que les membres fassent leurs les règles de sécurité.

La personne responsable de la sécurité doit procéder au minimum à une révision de la sécurité du bureau tous les six mois. A l’aide de la liste ci-dessous, cela ne devrait pas prendre plus d’une ou deux heures. La/le responsable de la sécurité doit s’assurer que tous les membres se soient exprimés avant la rédaction du rapport final sur la sécurité et le soumettre ensuite à l’organisation qui prendra les décisions qui s’imposent et les mettra à exécution. Le rapport devrait alors être classé jusqu’à la révision de la sécurité suivante.

Liste de contrôle: révision de la sécurité du bureau

Objet de la révision: Effectuée par: Date:

1. Contacts en cas d’urgence:

• Y a-t-il une liste à jour et à portée de main des numéros de téléphone et adresses des autres ONG locales, des hôpitaux d’urgence, de la police, des pompiers et des ambulances?

2. Barrières techniques et matérielles (extérieures, internes et à l’intérieur ):

• Vérifiez l’état et le fonctionnement des portails/clôtures externes, des portes d’entrée au bâtiment, des fenêtres, des murs et du toit.
• Vérifiez l’état et le bon fonctionnement de l’éclairage à l’extérieur, des alarmes, des caméras ou des interphones vidéo.
• Vérifiez les procédures relatives aux clés, vérifiez que les clés soient étiquetées selon un code garantissant leur sécurité, vérifiez l’attribution des responsabilités du contrôle des clés et de leurs doubles, vérifiez que les clés et les doubles fonctionnent. Veillez à ce que les serrures soient renouvelées en cas de perte ou de vol des clés, et qu’on ait fait un rapport sur la perte ou le vol.

3. Les procédures d’admission et le "filtrage" des visiteurs:

• Existe-il des procédures d’admission en vigueur pour chaque type de visiteur ? Est-ce que les membres les connaissent?
• Faites le bilan de tous les incidents de sécurité attestés liés aux procédures d’admission ou "filtres "
• Demandez aux membres du personnel responsables des procédures d’admission si celles-ci fonctionnent correctement et dans le cas contraire, quelles améliorations sont nécessaires.

4. La sécurité en cas d’accident:

• Vérifiez l’état des extincteurs, des valves/tuyaux à gaz et des robinets d’eau, des prises électriques et des câbles, des générateurs d’électricité (s’ils existent).

5. Les responsabilités et la formation:

• A-t-on désigné un(e) responsable de la sécurité ? Est-ce efficace ?
• Existe-il une formation sur la sécurité du bureau ? Est-ce qu’elle aborde tous les éléments de cette révision ? A-t-on veillé à former les nouveaux membres à la sécurité ? La formation est-elle efficace ?