قائمة فحص: إجراءات أمن للمكتب العام

• يجب توفير مطافئ للنيران ومصباح يدوي (مع بطاريات احتياطية) ويجب التأكد من أن جميع الموظفين يعرفون كيف يستخدمون هذه الأدوات.
• يجب توفير مولد كهرباء إذا كانت هناك احتمالات قوية بانقطاع التيار الكهربائي. ذلك إن مثل هذا الانقطاع يضر بمستوى الأمن في المكتب (كالأضواء وأجهزة الإنذار والهواتف، الخ) ولا سيما في المناطق الريفية.
• يجب الاحتفاظ في متناول اليد، بقائمة بأعضاء الطوارئ المحليين من رجال شرطة وإطفاء وإسعاف والمستشفيات القريبة الخاصة بالطوارئ، الخ.
• إذا كانت هناك مخاطر مصادمات في مناطق قريبة يجب الاحتفاظ بمخزون من الطعام والماء.
• يجب تحديد مواقع أمنية خارج المكتب كملاجئ طوارئ (من ذلك مثلا مكاتب منظمات أخرى).
• لا ينبغي أن يترك أي شخص من غير العاملين في المنظمة لوحده في منطقة حساسة يمكن أن توصله إلى مفاتيح أو معلومات أو أشياء ثمينة.
• المفاتيح : لا ينبغي على الإطلاق ترك مفاتيح في أمكنة يمكن للزائرين الوصول إليها، ولا ينبغي إن يتم إخفاء المفاتيح خارج مدخل المكتب، مثل هذا الإجراء يجعلها عرضة للوقوع في يد الغير وليس مخفية عنهم.
• إجراءات الدخول : إن حواجز الأمن لا توفر حماية إذا سمح لدخيل محتمل بالدخول إلى المكتب، وعليه يجب الأخذ في الاعتبار ما يلي :

جميع الموظفين مسؤولون بشكل متساو عن مراقبة الزائر وكيفية السماح له بالدخول. يجب أن تتم مرافقة جميع الزائرين كل الوقت أثناء وجودهم في المكتب.

• إذا وجد في المكتب زائر غير مرخص له:
  • لا تواجه أي شخص يبدو مستعدا لاستخدام العنف للحصول على ما يريد (إذا كان مسلحا مثلا). في هذه الحالة، نبّه زملاءك وابحث عن مكان آمن لتختبئ فيه وحاول أن تستنجد بالشرطة.
  • تعامل مع ذلك الشخص بحذر أو ابحث عن مساعدة في المكتب أو من الشرطة.

• في الظروف الأكثر خطورة، يجب دائما السيطرة على الأشياء الأكثر حساسية، مثل المعلومات المخزنة في الأقراص الصلبة، وذلك لمنعها من الوقوع في يد الغير، أو انقلها لمكان آخر عند عمليات الإجلاء الطارئة.

تذكر أنه في حالة المواجهة مع دخيل محتمل فإن الأشخاص العاملين في المكتب هم في خط المواجهة الأمامي، لذا يجب التأكد من أن هؤلاء الأشخاص قد تلقوا التدريب والمساندة للتصدي لمثل هذه الأوضاع وعدم تركهم عرضة للمخاطر.