الحواجز المادية :
تعمل الحواجز على الحيلولة ماديا دون دخول الزائرين غير المصرح لهم بذلك. وترتبط فائدة هذه الحواجز المادية بمدى صلابتها وقدرتها على سد جميع نقاط الضعف في الجدران الحامية للمقر.
ويمكن للمكتب ان يحتوي على حواجز مادية في ثلاث مناطق :1-الحد الخارجي للمقر : اسيجة وجدران وما شابهها، خارج الحديقة أو الباحة.
2-حد المبنى أو المقر.
3-الحد الداخلي : حواجز توضع داخل المكتب لحماية غرفة أو عدة غرف. ويستخدم هذا الأجراء خاصة في المكاتب التي يمر فيها كثير من الزائرين، حيث يمكن لهذه الطريقة خلق منطقة عامة منفصلة وأخرى أكثر خصوصية يمكن حمايتها بحواجز إضافية.
الحد الخارجي :
يجب أن يكون المكتب محاطا بحد خارجي واضح، ربما سياج عال أو منخفض، ويفضل أن يكون عاليا وصلبا ليجعل من محاولة تجاوزه عملية صعبة. أما قضبان الحديد أو الشبكات الحديدية فهي تسمح برؤية ما وراءها فتكشف عمل المنظمة الداخلي، لذا من الأفضل أن يكون السياج على شكل جدار من الطوب أو الحجارة أو ما شابه ذلك.
حدود المبنى أو المقر:
ذلك يتضمن الجدران والأبواب والنوافذ والسطح والسقف. فإذا كانت الجدران صلبة فإن جميع الفتحات والسقف ستكون أيضا صلبة. ويجب أن تكون للأبواب والنوافذ أقفال مناسبة ومدعمة بمشابك، ويفضل أن تكون مدعمة بقضبان حديدية أفقية وعمودية تدخل بقوة داخل الجدار. وإذا كان هناك سطح فيجب أن يوفر حماية جيّدة لا أن يكون مجرد غطاء بسيط من الزنك أو طبقة من البلاط. أما إذا لم يكن من الممكن تقوية السطح فيجب إغلاق جميع منافذ العبور إليه سواء من الطابق الأرضي أو الأبنية المجاورة.
في الأماكن المعرضة لخطر الهجمات المسلحة، من المهم إقامة مساحات آمنة داخل المكتب ذاته (انظر الفصل 11 حول الأمن في مناطق الصراعات المسلحة).
الحدود الداخلية :
هنا أيضا يمكن تطبيق ما ذكر حول المبنى وتوابعه. ومن المفيد توفير مساحة داخل المكتب تتميز باحتياطات أمنية إضافية، وهو أمر يسهل تدبيره. حتى الخزانة الحديدية يمكن اعتبارها حدود أمنية داخلية.
ملاحظة حول المفاتيح :
- لا ينبغي لأي زائر أن يرى المفاتيح أو أن يصل إليها. أحفظ جميع المفاتيح في خزانة أو درج يغلق بطريقة ثنائية بقفل لا يعرف شفرته إلا الموظفون. ويجب أن يتم تغيير الشفرة من وقت لآخر توخيا لأكثر ما يمكن من الأمن.
- إذا كانت المفاتيح منظمة بشكل منفرد فلا تضع عليها أسماء تدل على الغرف أو الخزانات أو الأدراج المخصصة لها، ذلك إن مثل هذه العلامات إن وضعت تسهل عملية السرقة. استخدم بدلا من الأسماء أرقاما أو حروفا أو ألوان.